Die Stadt Meßstetten hat die Digitalisierung ihrer Verwaltung frühzeitig und professionell angepackt: Zum Jahresbeginn 2024 wurde eigens eine Stabsstelle Digitalisierung eingerichtet. Als Gastrednerin stellte deren Leiterin Diana Härter den Weg der Stadt hin zu einem möglichst papierlosen Rathaus vor. Ziel ist es, immer mehr Verwaltungsleistungen, für die Bürger bislang persönlich ins Rathaus kommen mussten, künftig auch online anzubieten. Dafür braucht es jedoch nicht nur digitale Angebote nach außen, sondern auch neue Strukturen und Abläufe innerhalb der Verwaltung. Erst wenn Anträge intern schnell und ohne Medienbrüche bearbeitet werden können, lässt sich das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen.
Ein zentraler Baustein ist dabei die elektronische Akte (E-Akte), die die klassische Papierakte Schritt für Schritt ersetzt. Digitale Freigabeprozesse und ein elektronischer Postlauf gehören mit dazu. Auf diesem Weg ist Meßstetten bereits weit vorangeschritten und nimmt sogar eine nachweislich preisgekrönte Vorreiterrolle ein. Ergänzt wird die digitale Infrastruktur durch E-Payment und E-Post – weitere Bausteine, die teils bereits umgesetzt sind und teils nach und nach eingeführt werden.
Digitalisierung ist kein Projekt mit festem Enddatum, sondern ein fortlaufender Prozess. In Deutschland wird dieser für alle Beteiligten allerdings immer wieder zur Geduldsprobe, wie Diana Härter aus ihrer täglichen Praxis berichtet: "Digitalisierung kämpft mit vielen gesetzlichen und strukturellen Hürden.“ Paragraphen und Vorschriften bremsten häufig den Fortschritt aus. Zudem seien komplexe Anwendungen wie "i-Kfz“ für Bürger nicht immer einfach und praktikabel zu handhaben.
Für die kommenden Jahre hat sich die Stadt Meßstetten ehrgeizige Ziele gesetzt, nicht zuletzt um einer Order von Bürgermeister Frank Schroft gerecht zu werden: bis 2029 alle Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Begleitet werden der weitere Ausbau digitaler Verwaltungsangebote und die Entwicklung hin zur Smart City mit dem sicheren Einsatz Künstlicher Intelligenz und vor allem der digitalen Teilhabe. Was damit gemeint ist, erläuterte Diana Härter: "Es ist überaus wichtig, alle auf diesem Weg mitzunehmen und zu begleiten: die Mitarbeiter im Rathaus, unsere Unternehmen, aber auch jeden einzelnen Bürger“, betont sie. Dass es dabei nicht bei wohlklingenden Absichtserklärungen bleiben soll, zeigt ihr konkretes Vorhaben. Sie plant noch in diesem Jahr einen Informationsabend, bei dem der elektronische Ausweis gemeinsam mit interessierten Bürgern genauer unter die Lupe genommen werden soll. Dabei geht es darum, verständlich zu erklären, was sich hinter der digitalen Identifikationsmöglichkeit verbirgt und welche Chancen und Potenziale sie im Alltag eröffnet.